Les missions
Les missions du Secrétariat Général sont définies par les articles 58 et 59 du décret n°93/029 du 19 janvier 1993 portant organisation administrative et Académique de l’Université de Dschang. Ainsi, le Secrétaire Général
1°)…suit, sous l'autorité du Recteur, l'instruction des affaires de l'Université et reçoit à cet effet les délégations de signatures nécessaires. (article 59)
2°) Il assure la coordination administrative des directions ; il peut à cet effet tenir des réunions de coordination. Il fait tenir au Recteur un procès-verbal de ces réunions. Il veille au respect des procédures institutionnelles et les activités du personnel administratif ;
3°) Il veille à la formation permanente du personnel administratif et organise des séminaires ou des stages de recyclage, de perfectionnement ou de spécialisation.
4°) Il veille à ce que les affaires soient traitées dans les délais prescrits par le Recteur ou par lui-même.
Les services rattachés
Les services rattachés directement au Secrétariat Général, notamment le service du courrier, le service de la traduction, le service d’accueil et des relations publiques, le service de l’information et des conférences ainsi que la cellule spéciale du contrôle, participent au travail quotidien du secrétariat général.
1- La cellule spéciale de contrôle organise le contrôle d’assiduité dans les établissements et les services centraux. Des fiches de présence sont signés chaque jour par le personnel jusqu’au rang de Chef de service à l’arrivée comme au départ. Un rapport trimestriel est établi par chaque structure et la synthèse est consolidée pour la haute attention du Ministre de l’Enseignement Supérieur.
2- Le Service du Courrier organise la réception et la distribution du courrier. Il organise et centralise l’expédition des courriers dans l’ensemble de l’institution et à l’extérieur.
A- Gestion du courrier arrivé (courrier entrant)
La gestion administrative du courrier arrivée se fait en plusieurs étapes à savoir:
- La réception et le tri
Lorsque nous recevons le courrier nous procédons d’abord à un tri. Cette étape consiste à identifier les courriers personnels des courriers institutionnels.
- L’enregistrement et la reconnaissance du document
L’enregistrement se fait dans le registre courrier arrivée. A cette étape, un numéro d’ordre est attribué au courrier ainsi que la date du jour apposée. La reconnaissance qu’en à elle consiste au repérage de l’expéditeur, du destinataire et de l’objet du courrier. La reconnaissance permet de savoir à qui transmettre le courrier.
- La distribution du courrier
Une fois les deux premières étapes terminées, le courrier est transmis pour traitement au bon interlocuteur et sous décharge.
Circuit du traitement administratif du courrier arrivé
- Réception et tri du courrier entrant
- Enregistrement et reconnaissance du courrier
- Distribution du courrier aux différents responsables ou destinataires
B- Gestion du courrier départ (courrier sortant)
Après la signature, le courrier est transmis au Service du courrier où il suit les étapes de traitement suivantes:
- Formalisation et enregistrement
La formalisation d’un courrier consiste à lui attribuer une côte relative à son objet suivie d’un numéro d’ordre et de la date de signature.
- La dématérialisation et la photocopie
La dématérialisation consiste à scanner le courrier pour l’archivage et le classement numérique.
La photocopie permet de reproduire le document sur format papier pour transmission aux différents destinataires lorsqu’il s’agit d’une lettre type adressée à plusieurs personnes, mais aussi à l’archivage et au classement physique du courrier.
- La mise sous plis et l’adressage
C’est l’étape du traitement du courrier qui consiste à insérer le courrier dans une enveloppe porteuse.
L’adressage consiste à inscrire sur l’enveloppe le nom, l’adresse postale et la localisation complète du destinataire du courrier.
Selon l’importance du courrier et les instructions reçues du patron, nous apposons sur l’enveloppe les mentions: Urgent, Très Urgent, Confidentiel et Très confidentiel.
- L’affranchissement et l’expédition
L’affranchissement permet de s’acquitter de la taxe que coûte l’expédition d’un courrier. Elle se fait par l’apposition de timbres sur les enveloppes.
Après l’affranchissement, le courrier est déposé à la poste pour acheminement.
Nous voulons signaler que le courrier interne est transmis directement aux différents destinataires sous décharge. Par ailleurs, dans la majorité des cas, le courrier destiné aux institutions étrangères est transmis par voie électronique.
Circuit du traitement administratif du courrier départ
- Formalisation et enregistrement du courrier
- Dématérialisation et photocopie du courrier
- Mise sous pli et adressage du courrier
- Affranchissement et expédition du courrier
3- Le Service de l’Information et des Conférences est une structure essentielle chargée de la gestion et de la diffusion de l’information institutionnelle, ainsi que de l’organisation d’événements académiques et scientifiques.
Missions principales
Sous l’autorité d’un Chef de Service, et éventuellement d’un Chef de service adjoint, il assure :
- L’organisation des colloques, conférences et rencontres interuniversitaires.
- La coordination des voyages d’études et échanges académiques.
- La gestion des relations avec les médias et les acteurs de la communication.
- La diffusion de l’information scientifique à travers des canaux appropriés.
Structure interne:
Le Service de l’Information et des Conférences comprend :
- Le Bureau de l’Information : Responsable de la collecte, du traitement et de la diffusion de l’information institutionnelle et académique.
- Le Bureau des Conférences : Chargé de la planification et de la mise en œuvre des événements scientifiques et académiques.
Ce service joue un rôle clé dans la valorisation des activités de l’institution et le renforcement de son rayonnement national et international.